Les protocoles de messagerie

La messagerie électronique est un outil permettant d’échanger des courrier électronique (courriel ou e-mail) par l’intermédiaire d’une boîte à lettres électronique identifiée par une adresse électronique. Cet outil peut se présenter comme :

• Une messagerie web (webmail) : un site internet permettant de consulter ses courriel directement depuis le serveur de messagerie.
→ Gmail.com, Hotmail.com, laposte.net .

• Un client de messagerie : un logiciel installé en local permettant de télécharger ses courriel sur son ordinateur.
→ Thunderbird (Mozilla), Kmail (KDE Linux), Outlook et Outlook Express (Microsoft), Apple Mail (Apple).

le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) permet au serveur de messagerie de l’expéditeur d’acheminer le courriel jusqu’au serveur de messagerie des destinataires.

le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) permet de synchroniser les courriels et les dossiers de courriels du serveur de messagerie avec l’ordinateur.

le protocole POP3 (Post-Office Protocol), permet de télécharger les courriels sur l’ordinateur (sans les dossiers de courriels) et de les supprimer du serveur de messagerie. (plus ancien que IMAP).

Les paramètres d’envoi

Champ Objet : Le sujet de votre mail qui doit être simple et efficace.
→ L’objet de votre e-mail est la toute première chose que lit votre destinataire, il est obligatoire.
→ ex : Thème + Action attendue + Délais (facultatif).

Champ À : Destinataires principaux du courriel, ceux à qui on s’adresse directement.

Champ Cc (Copie carbone) : Destinataires en copie , ceux que l’on tient informés sans s’adresser à eux directement.

Champ Cci (Copie carbone invisible) : Destinataires en copie invisible , ceux que l’on tient informés sans qu’ils soient visibles dans la liste des destinataires.

La pièce jointe : Ajoute au courriel un fichier à télécharger. Attention : la taille de la pièce jointe est limité et certains serveurs les bloquent pour éviter une contamination par virus.

La signature : Un texte ou un fichier qui est automatiquement ajouté aux messages rédigés.

Le champ « Répondre à » : Détermine à qui la réponse sera adressée.

La citation du message initial : Cite systématiquement le message auquel on répond.
→ affiche la conversation

La copie des messages envoyés : Conserver la trace des messages que l’on envoie.

L’accusé de réception : Notification envoyée automatiquement lorsque le destinataire ouvre le courriel ; cela ne constitue en rien une garantie car le destinataire peut empêcher qu’il soit envoyé si cela l’importune.

Les filtres

Les filtres de messages : ils déplacent automatiquement de façon sélective certains messages dans des dossiers.

les pourriels (spam) : courriels indésirables que l’on reçoit dans sa messagerie sans les avoir sollicités.

le filtre antipourriel (anti-spam) : repère et déplace les pourriels automatiquement dans un dossier « Indésirables ». L’usager peut signaler lui-même un pourriel que le filtre n’aurait pas repéré.

Gérer plusieurs adresses électroniques

• La notification automatique : on est averti de l’arrivée d’un nouveau message par un message d’alerte envoyé à son adresse personnelle.

• redirection automatique : tout nouveau message est acheminé jusqu’à l’adresse personnelle.

• copie automatique : une copie de chaque message est envoyée à l’adresse personnelle.

Carnet d’adresses

Les contacts sont les personnes avec lesquelles on communique fréquemment, que ce soit par courriel ou par d’autres moyens de communication numérique.

Un carnet d’adresses électronique mémorise les contacts.
→ Nom prénom pseudo adresse électronique.

Un groupe de contacts est un simple raccourci qui identifie par un nom une liste de contacts utilisable uniquement par le propriétaire du carnet d’adresses.

Remplir son carnet d’adresses

• la saisie manuelle.

• la collecte automatique des adresses apparaissant dans les courriels reçus dans sa messagerie.

• la recherche dans un annuaire électronique.

Les formats d’échange vCard ou LDIF, ou les formats génériques XML ou CSV permettent de pouvoir exporter et importer les contacts d’un outil à l’autre.

Le web 2.0

Dans les années 90, les pages web étaient écrites par des programmateur web et consultées par les internautes. Aujourd’hui, les internautes interagissent entre-eux, (forum, blog, chat, etc.), adhèrent à des réseaux sociaux et publient des informations. C’est ce qu’on appelle l’avènement du web 2.0.

L’activité de groupe

• Le groupe de travail

Dans un groupe de travail, les membres sont rassemblés autour d’un projet commun. Les activités qu’ils mènent en ligne sont essentiellement :

• partager des informations
• prendre des décisions collectives
• produire un document à plusieurs

• Le groupe informel

Les internautes collaborent en ligne au travers de réseaux sociaux plus ou moins formalisés ; ils partagent des ressources, des connaissances et développent des relations sociales sur le web. Les activités qu’ils mènent en ligne sont essentiellement :

• contribuer
→ publier, mettre à jour, téléverser (upload : fait d’envoyer un fichier sur un serveur.)
• participer et relayer
→ commenter, noter, répondre, partager, taguer
• retrouver des informations
→ indexation sociale produite par les internautes sous la forme de tags.

Les rôles au sein d’un groupe

• propriétaire ou administrateur : règle les paramètres du site, notamment les règles d’inscription de fonctionnement et les droits d’accès des membres.

• contributeur ou membre : enrichit le contenu du site par ses contributions.
→ éditeur : peut modifier la structuration de l’information et créer de nouveaux documents.
→ collaborateur : enrichit seulement des éléments d’information existants.

• modérateur : gère le contenu du site : il définit les règles selon lesquelles les contributeurs doivent intervenir sur le site de groupe, éventuellement à travers une charte.
→ Un site modérée fait valider par un modérateur chaque modifications avant de la diffuser.

• lecteur ou visiteur : consulte le site sans pouvoir le modifier.

Les types de communications

• Synchrones : modalités d’échanges d’information en direct, qui nécessite une connexion simultanée (communication « en temps réel »).
→ ex : messagerie instantanée (chat), téléphone, visioconférence.

• Asynchrone : modalité d’échanges en différés, qui ne nécessite pas de connexions simultanées (communication « à tour de rôle »).
→ ex : email, forum, wiki.

Les sites de groupe informel

• Un wiki est un site web que n’importe quel internaute autorisé peut enrichir et modifier. Pour écrire dans un wiki, il n’est pas nécessaire de connaître un langage de programmation.
→ interface wysiwyg (what you see is what you get) pour saisir et mettre en forme du texte
→ ex : Wikipédia

• Un forum permet de centraliser des échanges écrits autour d’un thème, en les structurant par fil de discussion ou sujet de discussion. Les messages échangés sont déposés ou consultés dans le forum. La communication est asynchrone (les interlocuteurs communiquent en différé).

• Un blog est un site web composé de billets ou articles d’actualité rédigés par l’éditeur du blog ; les internautes intéressés peuvent y réagir en rédigeant des commentaires à la suite du billet.

• Un réseau social relie des personnes entre elles sur la base de relations que les membres établissent entre eux. On distingue :
– les réseaux personnels, où les relations sont les parents, les amis ou les simples connaissances
→ Facebook Google+
– les réseaux professionnels, où les relations se tissent entre collègues ou ex-collègues
→ LinkedIn et Viadéo
L’usager d’un réseau social est représenté par son profil dont il contrôle la partie publique et la partie à accès restreint, réservée à ses relations. Le profil d’un usager comporte :
– des éléments relativement stables en rapport avec son identité
– des éléments publiés au fil du temps, qui traduisent ses préférences et préoccupations du moment
→ fil ou flux d’actualités, commentaires

• Un site de microblogage permet de publier des messages très courts ou tweets pour décrire sa propre actualité au quotidien, ou l’actualité d’un domaine auquel on s’intéresse.
Les membres d’un service de microblogage suivent les tweets des membres qui les intéressent. Les membres d’un service de microblogage constituent de fait un réseau social structuré en suivis et suiveurs.

Les outils collaboratifs

• Une plateforme de travail collaboratif est un site internet qui centralise tous les outils liés à la conduite d’un projet, la gestion des connaissances ou au fonctionnement d’une organisation. Il met ces outils collaboratifs à disposition de ses membres.
→ Une plateforme pédagogique est un site de cours auquel sont inscrits les enseignants et étudiants.

• Un tableau blanc est une page blanche en ligne partagée entre les membres d’un groupe qui peuvent y écrire des textes ou y dessiner des formes simultanément et à distance.

• Un bloc-note collaboratif est un tableau blanc très simplifié, où les participants ne peuvent saisir que du texte.
→ ex : Framapad (logiciel libre).

• Un logiciel de bureautique en ligne (traitement de texte, tableur, etc.) est un logiciel qui est exécuté sur un serveur distant, et auquel se connectent les usagers par l’intermédiaire d’un navigateur. Les documents créés sont d’emblée en ligne et s’affichent dans le navigateur. Ils peuvent ou non être partagés ; s’ils le sont, plusieurs auteurs peuvent les éditer simultanément et à distance.
→ ex : Google Docs, Feng Office, Zoho.

• Un espace de stockage partagé permet à des usagers de mettre en ligne des fichiers et de définir les droits d’accès en lecture et en modification pour les différents membres du groupe
→ Dropbox

• Un agenda partagé permet de mémoriser les dates importantes pour le groupe : événements, réunions, dates butoir.

• Un carnet d’adresses partagé permet de mettre en commun les coordonnées des membres du groupe.

• Une liste de diffusion est une liste d’adresses électroniques dont la gestion est automatisée. Elle permet de diffuser des informations par courriel à une liste de personnes sans avoir à saisir chaque fois leurs adresses électroniques.
→ Les demandes d’abonnement et de désabonnement sont généralement gérées de façon automatisée par l’intermédiaire d’un logiciel « robot ». ex : SYMPA

• Des outils de sondage permettent de faire des choix simples collectivement.
→ décider d’une date de réunion, choisir entre plusieurs solutions dans le cadre du projet commun, etc.

• La messagerie instantanée ou chat (prononcé « tchat ») est un outil permettant à des interlocuteurs distants d’échanger des messages écrits en temps réel. Une zone partagée affiche instantanément la succession des échanges. La communication est synchrone (les interlocuteurs communiquent au même instant).

• La visio-conférence est un outil de communication permettant à des interlocuteurs distants de se voir et de s’entendre les uns les autres. Cela nécessite une webcaméra ou webcam et un logiciel dédié. La communication est synchrone.

La production collaborative

On parle de production collaborative lorsque plusieurs auteurs apportent des modifications et des commentaires à un document, que ce soit tour à tour (mode asynchrone) ou simultanément (mode synchrone).

Pour l’édition en ligne, le document est intégré à une application en ligne permettant de le modifier directement. Le fonctionnement peut être synchrone ou asynchrone.

Avec l’édition hors ligne, le document est souvent sur un espace de stockage partagé. Lorsqu’un auteur veut l’éditer, il le télécharge pour le modifier. Cela n’est possible que si un autre auteur n’est pas déjà en train de l’éditer, ce qui implique un fonctionnement en mode asynchrone.

La révision d’un document est un processus collaboratif consistant à relire les parties rédigées par les autres contributeurs, suggérer des modifications et faire des commentaires.

Lorsque le mode de suivi des modifications est activé,
– la trace des modifications du texte ou de la mise en forme est enregistrée ;
– la trace des modifications actuelles et passées peut être affichée ;
– l’auteur peut associer un commentaire à une portion de texte ;
– l’auteur peut accepter ou refuser une modification faite par un autre.
→ une couleur propre à chaque auteur, un texte supprimé est rayé

La gestion des versions

La gestion manuelle « artisanale » des versions consiste à conserver systématiquement les fichiers correspondant aux versions précédentes en les nommant de façon à faciliter leur repérage.
→ fichier-2011-11-23-11h46 (un tri sur les noms de fichiers permet d’obtenir l’ordre chronologique)
→ fichier-1.3 (1.3 désigne la 3ème révision mineure de la 1ère version)

La gestion automatisée des versions consiste à :
– associer automatiquement au document la date de dépôt et le nom de celui qui le dépose ;
– permettre de consulter les versions précédentes du document ;
– permettre de rétablir une version plus ancienne en cas d’erreur.

Les conflits d’accès

Lorsque l’accès à une ressource, un document par exemple, est demandé par deux personnes simultanément, il s’agit d’un conflit d’accès ou d’un cas d’accès concurrent.

Le processus de verrouillage empêche que deux personnes modifient en même temps une même partie d’un texte, de façon à éviter d’aboutir à un état du document incompatible avec ce que souhaitaient les auteurs.

Dans le cas d’un Wiki dès qu’un auteur modifie une section, le verrouillage s’enclenche automatiquement pour cette section empêchant tout autre auteur de le modifier tant que l’auteur précédent n’a pas enregistré ses modifications.

Dans le cas de l’édition hors ligne, le processus de verrouillage est initié explicitement par un auteur qui déclare vouloir modifier le document partagé. Lorsque l’auteur a terminé, il doit déposer sa nouvelle version et ne pas oublier de déverrouiller le fichier pour permettre aux autres d’intervenir à leur tour.